Jak wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów w firmie?

Treść

Elektroniczny obieg dokumentów to system, o którym z pewnością słyszeliśmy. System ten pozwala zgromadzić w jednym miejscu wszystkie papiery oraz uporządkować firmowe dokumenty. Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia nam sprawne oraz efektywne zarządzanie elektroniczną dokumentacją, oraz dokumentacją papierową. Jeśli ważne dla nas jest stworzenie efektywnego oraz innowacyjnego środowiska pracy, to sięgnijmy po to rozwiązanie, a nie będziemy żałować.

Elektroniczny obieg dokumentów to system, o którym z pewnością słyszeliśmy. System ten pozwala zgromadzić w jednym miejscu wszystkie papiery oraz uporządkować firmowe dokumenty. Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia nam sprawne oraz efektywne zarządzanie elektroniczną dokumentacją, oraz dokumentacją papierową. Jeśli ważne dla nas jest stworzenie efektywnego oraz innowacyjnego środowiska pracy, to sięgnijmy po to rozwiązanie, a nie będziemy żałować.

Co to jest i jak działa elektroniczny obieg dokumentów?

Obieg dokumentów jest procesem, który ma miejsce w zasadzie w każdej firmie, niezależnie od jej wielkości oraz rodzaju. Wnioski, faktury, umowy, ewidencjonowanie czasu pracy to dokumenty, z którymi spotykamy się w każdej firmie. Im więcej jest zatrudnionych osób, tym więcej pracy ma dział kadr. Nie lada wyzwaniem jest zewidencjonowanie wszystkiego na czas, podpisanie w odpowiednich miejscach, jak i poinformowanie jeszcze o tym osób właściwych. Dlatego też ceniące sobie czas organizacje oraz nowoczesne, sięgają coraz częściej po narzędzia, które oferuje nam elektroniczny obieg dokumentów. Elektroniczny obieg dokumentów to wszelkie rozwiązania kompleksowe, które pomagają zarządzać wszelkimi procesami HR w danym przedsiębiorstwie.

Dzięki wykorzystaniu temu systemu, mamy możliwość wymiany elektronicznej różnych dokumentów, takie jak elektroniczne faktury, potwierdzenia zamówień, duplikaty faktur, wysyłkowe dokumenty, a także wiele, wiele innych. Dane te nie muszą wpisywane być do systemu w sposób każdorazowy, ponieważ ten proces przebiega w sposób automatyczny. Możemy liczny na usprawnioną i to znacznie komunikację. Co ważne, ten system umożliwia nam wymianę dokumentów zarówno z pracownikami, jak i kontrahentami. Pracownicy mogą składać elektroniczni wnioski o pracę zdalną, wnioski urlopowe, czy też dokumenty, które służą rozliczeniu delegacji.

Elektroniczny obieg dokumentów to sporo korzyści. Wśród najważniejszych wymienić należy fakt, że jego wdrożenie pozwala na obniżenie wszelkich kosztów związanych z procedurami codziennymi administracyjnymi. Poza tym wymiana danych pomiędzy ich odbiorcą i nadawcą staje się o wiele prostsza oraz wygodniejsza. W efekcie oszczędzamy nie tylko czas, który jest związany z wymianą danych, a liczba dokumentacji papierowej zostaje zredukowana.

Jak wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów?

Pierwszym krokiem, aby wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów, jest dokładna selekcja dostawców. Wdrożenie obiegu elektronicznego dokumentów musi być obowiązkowo poprzedzone analizą na temat dostawców oraz wszelkich dostępnych rozwiązań. Wszystko po to, aby w możliwie największym stopniu móc dopasować system do potrzeb organizacji. Nikt przecież nie chce wydawać fortuny na produkt, który nas może rozczarować po kilku pierwszych latach funkcjonowania w organizacji. Co jest ważnego w analizie dostawców oferujących elektroniczny obieg dokumentów? Na pewno referencje dla konkretnego oprogramowania. Do tego istotne jest także wsparcie posprzedażowe.

Kolejny krok to przygotowane wewnętrzne w naszej firmie. Mowa o analizie tego, w jaki sposób przebiega przepływ dotychczasowy dokumentacji, słabych oraz mocnych stron tegoż procesu, jak i konkretnych problemów, które się wiążą z tym. Co nam to da? Pozwoli to na zdefiniowanie naszych potrzeb oraz także przyszłych celów. Za sprawą wewnętrznego audytu będziemy w stanie określić, jak chcemy, aby wyglądał proces prawidłowy obiegu dokumentów w danej organizacji.

Ostatnim krokiem jest instalacja systemu razem z parametryzacją oraz oczywiście szkolenie pracowników. Samo wdrożenie trwa znacznie krócej niż tak zwana implementacja funkcjonalności z innych obszarów. Oprogramowane nie wymaga customizacji. Jednak jego wdrożenie potrwać może od kilku tygodni do dobrych paru miesięcy.

Elektroniczny obieg dokumentów jest wdrażany poprzez instalację standardowego oprogramowania. Ono jest następnie parametryzowane pod daną firmę. Następnie ma miejsce migracja danych, wszelkie testy systemów oraz na sam koniec szkolenie użytkowników.

Tak jak już wcześniej wspomnieliśmy, jeśli podejmujemy współpracę z dostawcą profesjonalnym systemów, to bezpośrednio po wdrożeniu rozwiązania, powinniśmy mieć możliwość korzystania regularnego z technicznego wsparcia w zakresie pracy na oprogramowaniu oraz kontrolowaniu przebiegu wszelkich procesów, które są związane bezpośrednio z obiegiem dokumentów. Nigdy nie wiadomo, jakie wątpliwości się pojawią podczas użytkowania tegoż systemu.

Autor: Silesian